In vijf stappen naar een georganiseerd bestaan

Hoe zet je 10.907 e-mails, 35 te declareren bonnen uit 2010, drie blauwe volgekrabbelde To-Do-pagina’ om naar een lege inbox, 515 keiharde euro’s, en een iets leger hoofd? Redacteur Daphne van Paassen gebruikte daarvoor de methode Getting Things Done.

Nodig

2 tot 3 groene bakjes, vanaf nu stuffbakjes geheten
1 groene map
1 blauwe map
1 agenda/PDA
1 Belgisch schriftje (of digitale Eerstvolgende Actielijst, Wachten-op-lijst, Later/Misschien-lijst, Projectenlijst)
1 klein opschrijfboekje
1 archiefmappensyteem(pje)

De ochtend van mijn eerste werkdag na de vakantie verloopt desastreus. Vier mensen (waarvan twee heel erg minderjarig) schreeuwen tegen elkaar omdat voetbaltrainingen onverwacht vervroegd zijn, oppassen niet zijn ingelicht, schoolbekers zoek, gymkleren te klein, jassen vergeten op het laatste logeeradres. Aantekenblokken en agenda’s blijken uit het verkeerde jaar en, oh ja, wie kookt er vanavond die pretentieloze pastahap? Zijn er eigenlijk ingrediënten voor een pretentieloze pastahap?

Op het werk wacht een overvolle inbox. Bovenaan een mail van de ict-afdeling: of ik mijn inbox niet eens kan opschonen. Die daaronder van de directie gaat over een in te voeren clean desk policy: ‘Wat een betutteling’, sis ik, en begin met de echt belangrijke zaken: research voor een verhaal, de planning voor de komende drie Intermediairs en een brainstorm met een collega over haar verhaal. Maar ergens blijft het knagen: al die net niet heel belangrijke zaken laat ik te vaak liggen. Prioriteiten kan ik goed stellen. Maar het leven bestaat niet enkel uit prioriteiten. Misschien moet ik toch eens aan een systeem. Ik schrijf me in voor een training Getting Things Done bij Meer-effect.

Lees verder op: Intermediair

Time Management tips voor drukke mensen

Time management vaardigheden zijn een belangrijk persoonlijkheidskenmerk van succesvolle mensen. Mensen die hun tijd effectief  beheren zullen in het algemeen betere resultaten krijgen.  De sleutel tot succesvol time management is planning en vervolgens het implementeren van hetzelfde plan. Het gaat over het vinden van manieren om dezelfde taak doen in minder tijd.  Een aantal time management tips om uw productiviteit te vergroten:

  1. Leer om prioriteiten te stellen: Er is een groot verschil tussen de taken die dringend, belangrijke en niet-zo belangrijk zijn. Prioriteiten stellen in uw verantwoordelijkheden en activiteiten is zeer belangrijk. U kunt de ABC-techniek gebruiken om je taken verdelen in deze categorieën. Groep A omvat taak die dringend zijn, Groep B bevat taken die belangrijk zijn en groep C omvat de niet-zo belangrijk zijn. Je kunt de taken op basis van hun prioriteit indelen. Onthoud altijd 80% van de beloningen afkomstig zijn uit 20% van de activiteiten die je doet.
    Een ander belangrijk facet van de prioriteiten is het leren om NEE te zeggen. Om de belangrijkste taken gedaan te krijgen, moet u wellicht nee te zeggen tegen de minder belangrijke.
  2. Plan uw dag:  Plan je dag op papier ruim van tevoren.  U kunt zo aanzienlijk minder tijd besteden aan verspillende activiteiten. Benoem een tijdsbestek voor elke taak die u gaat doen.
  3. Begin uw dag op de juiste manier: Als de hele dag bezig zijn betekent dat je voortdurend  moet haasten. Neem 10 minuten in om in stilte te zitten elke ochtend. Tijdens die tien minuten, adem diep in en plan voor de dag.
  4. Multi-task: Een andere suggestie is om meerdere activiteiten te combineren in een keer ter plaatse. Bijvoorbeeld: als reizen naar het werk, uw krant lezen. Je hebt meer tijd in de dag als je meerdere activiteiten tegelijkertijd kunt doen. Vergeet niet  de kwaliteit van uw werk bij multitasking.
  5. Gebruik de “Two More” regel: Als u wordt overweldigd door de taken van de dag, richt je dan op de twee belangrijkste taken.
  6. Vermijd uitstelgedrag: Uitstel is de moeder van alle kwesties in verband met de tijd. Als je  je tijd efficiënt gaat beheren, moet je leren hoe je uitstelgedrag kunt minimaliseren. 
  7. Beheer informatie: In dit informatietijdperk, is er zo veel kennis dat het moeilijk wordt te beheren. Organiseer het beheer van alle informatie. Het is veel gemakkelijker uw taken te realiseren als uw informatie is geordend.
  8. Leer te delegeren: Als je niet leert delegeren – de minder belangrijke teken – bent u waarschijnlijk erg druk, gefrustreerd en rijp voor de burn-out. Probeer niet alles zelf te doen.
  9. Neem pauzes:  Time management gaat niet altijd over het meer werken in minder tijd. Het gaat over efficiënter en productiever werken. Er is meer in het leven dan alleen een verhoging van de snelheid. Als je niet voldoende pauzes te neemt, steven je af op een burn-out.
  10. Zorg voor genoeg slaap: Hoewel het verleidelijk is om lange uren te werken in de nacht, is het niet raadzaam dit te doen. Zonder voldoende slaap, vul je je lusteloos tijdens de dag en zul niet in staat zijn je  te concentreren op de verantwoordelijkheden.

Bron: Lifemojo